Спросите себя, ваших коллег, сотрудников: «Сколько часов вам не хватает в сутки? На сколько вы хотели бы их увеличить, чтобы точно успевать выполнить самые важные дела?» Не читайте дальше, пока не ответите!! Скорее всего, ваш ответ будет примерно три — четыре часа в день. «И тогда – скажете Вы – я бы точно успел дозвониться до того клиента, обсудить тот важный вопрос с коллегами, найти лучшее решение, составить тот самый договор, отчет…и т.п.» С ситуацией постоянной нехватки времени сталкиваются все, не зависимо от должности, статуса, сферы деятельности — генеральные директора компаний, руководители отделов и подразделений, специалисты и рядовые сотрудники. Возможно, вы удивитесь, но это вполне реальная задача – добавить к вашему дню часа 3, т.е. успевать больше, стать более продуктивным. Фокус в том, что при этом в сутках все равно останется 24 часа. Где же взять эти дополнительные часы? Ответ на этот вопрос вам дадут приемы тайм — менеджмента – технологии управления временем. Да, именно так, временем можно и нужно управлять осознанно. Никого не удивляет, что для успеха компании жизненно важно грамотно управлять финансовыми, техническими, человеческими ресурсами. Время – это тоже ресурс, который всем нам предоставлен в одинаковом объеме (в отличие от финансов, например). Только вот распоряжаемся мы им по-разному. С чего же предлагают начать принципы тайм — менеджмента?
Шаг первый — даешь инвентаризацию рабочего времени!
Как это сделать, вариантов есть несколько (хронометраж рабочего дня, анализ приоритетных видов деятельности и «поглотителей» времени). То есть, важно определить свой рабочий стиль (стиль управления временем). Неэффективный рабочий стиль часто характеризуется следующими особенностями: неизвестно на что вообще расходуется время; неизвестно сколько времени требует выполнение тех или иных дел; неизвестны сильные и слабые стороны практикуемого до сих пор рабочего стиля; неизвестно какие люди или факторы стимулируют или ограничивают нашу работоспособность. Суть всех приемов на данном этапе заключается в одном — прежде чем начинать жить по-новому, нужно прояснить для себя, что мы имеем на данный момент, как и на что мы расходуем время, где мы его тратим впустую. От результатов этого анализа зависят наши дальнейшие действия.
Шаг второй – определи свои цели!
Цели – это ваши маяки, которые должны светить вам и направлять вашу деятельность «в любую погоду». Всегда есть масса вариантов, куда можно направить свою кипучую энергию в течение рабочего дня. Если главные ориентиры отсутствуют, можно долго блуждать. При этом силы и время потратили, а результат неощутим. Поэтому важно для себя ответить на следующие вопросы: Каковы мои главные цели? От чего они зависят? Они вытекают из целей организации, конкретной должности или лично ваших?
Шаг третий – ни дня без плана!
А теперь приступаем к планированию. В практике управленческой деятельности принято считать, что 10минутная подготовка рабочего дня позволяет экономить до двух часов рабочего времени, вернее и лучше справляться с важными делами. И тут есть свои тонкости. Например, если вы – руководитель, при планировании рабочего дня учитывайте «правило 60:40» — планом должно быть охвачено не более 60% вашего времени; около 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Для рядовых сотрудников то же самое правило звучит иначе – 80% рабочего времени планируй, 20% резервируй.
Или вот еще:
Закон Паркинсона: объем работы возрастает в той мере, в какой это необходимо, чтобы занять время, выделенное на ее выполнение, т.е. на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Занятный феномен, можете проверить на себе, коллегах и подчиненных. Скажет вам любимый начальник, что некий отчет должен быть готов через две недели – будете составлять его две недели, еще с трудом успеете во время. Даже если на самом деле данный отчет реалистично составить за 3 дня. Скажет через неделю – так оно и выйдет, напишете за неделю. Отсюда полезный вывод – важно задавать точный срок, предусматривать на то или иное дело столько времени, сколько оно требует.
Шаг четвертый – расставьте приоритеты!
Когда вы составите список всех текущих задач на день, будьте готовы к тому, что он впечатлит вас своим объемом предстоящего. А когда вы затем начнете определять время, необходимое на выполнение каждого пункта, в сумме рабочий день может удлиниться до немыслимых размеров (да еще есть «Правило планирования»). Что же делать? Тайм – менеджмент содержит рекомендации и по этому поводу! Ключевое слово – приоритеты. Нужно посмотреть правде в глаза и честно сказать себе: «Все это выполнить нормальному человеку нереально. Ну, разве что Бэтмен справился бы». Выход один — определить, что будем делать в первую очередь. Это и называется «расставить приоритеты». Приемы также есть в ассортименте: принцип Парето: 20% ваших задач (читай затраченного времени, сил) дают 80% результата, остальные 80% дел продвигают вас к главной цели на 20%. АВС анализ
Рекомендуется за самые важные, т.е. приносящие наибольший результат, дела А браться в первую очередь, чтобы с помощью немногих действий обеспечить большую часть общего эффекта. Матрица Эйзенхауэра
Любую задачу надо рассматривать в координатах «важность» — «срочность».
Шаг пятый – Сделай это сейчас!
Здесь, по-моему, комментарии излишни. Когда вы составили план и на нем сосредоточились вам остается просто приступить к его исполнению. Будьте активны, действуйте! Теперь вы видите, время можно «приручить». Пусть не полностью на 100%. Но те самые недостающие 3-4 часа в сутки реально «добавить» к своему рабочему дню. Хотя кто сказал, что только к рабочему. Те же самые приемы управления временем работают и в других сферах вашей жизни (семья, друзья, здоровье, отдых). Кстати, это тоже один из принципов тайм-менеджмента – ваша жизнь должна быть уравновешена, гармонична. Невозможно долго жить одной работой – либо на семье, либо на здоровье это скажется. И тогда круг замкнется, и вы не сможете быть максимально эффективным на работе. Так что выбор за вами, можете продолжать жить как прежде, если это вас устраивает. Если же нет, и хочется действительно управлять своим временем – дерзайте! Целеустремленность, терпение, и практика применения приемов тайм-менеджмента позволят вам через некоторое время на вопрос «Сколько часов вам не хватает в сутки?» ответить: « Вполне хватает. Самое важное я успеваю сделать».
